Des tas de documents qui s’accumulent sur les bureaux, des factures égarées, une comptabilité incertaine, des fraudes récurrentes, des erreurs dans les saisies, des pénalités qui menacent, des collaborateurs dépassés, et, pour couronner le tout, un contrôle fiscal. Si vous êtes un responsable financier, vous reconnaitrez quelques-uns des désagréments que peut engendrer le traitement manuel des factures papier.

Aujourd’hui, il est bien possible d’éviter ce tableau cauchemardesque grâce à la dématérialisation des factures clients fournisseurs. Contrairement à ce que pensent certaines personnes, cette solution n’est plus un luxe réservé à quelques grands groupes. Mais elle s’impose à tous les établissements professionnels à la recherche de plus de performance. Découvrons ensemble tous les atouts d’implémenter une solution intelligente de dématérialisation des factures.

Simplifier le traitement des factures fournisseurs

Aujourd’hui, la dématérialisation des factures fournisseurs est un enjeu majeur pour toute entreprise qui souhaite se développer. C’est un procédé qui fait gagner en efficacité. L’utilisation d’un logiciel dématérialisation factures fournisseurs permet en réalité aux différents services de gestion comptable et financière d’homogénéiser leur fonctionnement. Les procédures de travail sont grandement optimisées.

Désormais, la  réception/envoi des factures se fera avec l’ERP, et l’archivage sera aussi facilité. En outre, la logistique ne va plus poser de problème aux différentes tâches quotidiennes. Même à distance, l’accès aux documents pourra se faire sans difficulté. Cette démarche facilite aussi une connexion entre les outils de dématérialisation notamment les systèmes OCR (: Optical Character Recognition en anglais), ou ROC (Reconnaissance Optique de Caractères en français) et les outils comptables, ce qui confère à l’entreprise un gain de temps considérable.

Les relations avec les fournisseurs deviennent également très fluides. Pour finir, la mise en place des circuits d’approbations se fera facilement pour accélérer les différents processus de traitement.

Supprimer les tâches manuelles liées au traitement des factures

Quand on ne peut parler de dématérialisation sans automatisation. Un tel processus permet de diminuer considérablement le temps de saisie des factures ainsi que le taux d’erreurs de saisie. L’adoption d’une solution digitale dédiée au traitement de factures clients réduit le temps de transmission des éléments.

Cela permet à l’entreprise de gagner en célérité lorsqu’il y a une demande d’ajustement ou une demande de modifications d’informations sur les factures. De la même manière, l’organisation évite à son équipe les tâches sans valeur ajoutée comme :

  • Les tâches redondantes de saisie manuelle ;
  • Les photocopies ;
  • La mise sous pli ;
  • L’archivage ;
  • L’envoi de courrier.

Réduire les coûts opérationnels

Contrairement au traitement papier, le traitement des factures dématérialisées permet une économie de 50 %. Cette technique permet au département comptable de gérer davantage de factures. Il peut ainsi faire face à la croissance de la structure et des flux sans augmenter proportionnellement la taille du département.

L’entreprise fera également des économies sur le stockage des factures. Pour info, le stockage des factures papier représente un coût non négligeable. Il faut rappeler que la loi impose que les factures soient conservées pendant 10 ans au moins, ce qui exige un espace de stockage important, des fournitures et une main-d’œuvre particulière.

Bénéficier d’un stockage sécurisé

Vous l’avez compris, la dématérialisation des factures fournisseurs permet de stocker la totalité des documents de l’entreprise dans un cloud. Ce faisant, les documents sont centralisés et seules les personnes autorisées peuvent y accéder. La société ne court donc plus de risque de vol et de fraude. Il en est de même pour les fuites de documents confidentiels. Il faut dire que la plupart des prestataires fournissent des installations informatiques sophistiquées pour vous protéger du piratage de vos données.

Souvent, les solutions de dématérialisation sont accompagnées d’un système de sauvegarde. Ainsi, même en cas de suppression accidentelle d’un document, vous n’avez plus à vous alarmer puisque sa récupération est possible.
Par ailleurs, l’un des principaux risques du traitement manuel des factures papier est la destruction de ces derniers en raison de l’humidité ou de la poussière. Avec les factures numériques, vous êtes épargné de ce souci.

La sécurité et la protection des documents fournisseurs sont maximisées grâce à cette méthode révolutionnaire.

Dématérialisation des factures fournisseurs

Respecter l’environnement

D’après les études, un seul employé peut consommer 2500 feuilles de papier minimum par an. La dématérialisation de vos factures vous permet de faire des économies de papier, d’eau, d’électricité et d’arbres. Votre société s’inscrit ainsi dans une démarche écoresponsable.

Il en ressort qu’à part les bénéfices sur le plan financier et sécuritaire, les avantages de la dématérialisation des factures s’étendent également sur le plan environnemental. Il s’agit d’un choix zéro papier.

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