La technologie ne cesse d’évoluer, offrant toujours de nouvelles possibilités pour les entreprises. Aujourd’hui, il est possible de numériser l’ensemble des documents d’une entreprise. Cette nouvelle approche offre de nombreuses possibilités aux professionnels tant dans la communication que dans la gestion d’entreprise. C’est ainsi que ces dernières s’inscrivent de plus en plus dans la démarche « Zéro papier ». Toutefois, bon nombre d’entreprises ignorent encore les avantages de la numérisation des documents. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la numérisation de documents et notamment les raisons pour lesquelles elle a autant de côtes.
Qu’est-ce que la numérisation ?
La numérisation est une opération qui permet de créer une version numérique d’objets physiques tels que les documents en papier, mais aussi de processus. Il s’agit d’une opération de dématérialisation de tout ce qui possède une constitution physique. Avec la numérisation des documents en papier, vous n’avez plus besoin de recourir à des classeurs ou dossiers encombrants pour la conservation ou le rangement des fichiers importants. La dématérialisation vous permet d’obtenir une version numérique de tout ce qui était en version papier ou accessible hors connexion. Ainsi, le terme numérisation désigne un processus global qui permet de rendre numériques toutes les tâches d’une entreprise. C’est ainsi que la numérisation fait aujourd’hui partie intégrante de la stratégie de marketing de toute entreprise qui envisage de proposer ses services sur internet. Cela permet d’accroitre sa notoriété et de toucher un grand nombre de prospects en vue de booster sa productivité.
Quelles sont les raisons d’opter pour la numérisation ?
Il existe de nombreuses raisons très convaincantes d’opter pour la numérisation. La plupart de ces entreprises ont déjà fait le premier pas. Vous avez probablement dû remarquer que votre banque vous propose désormais d’envoyer les relevés sous un format numérique ou encore que votre fournisseur d’énergie instaure progressivement les factures en ligne. Certes, vous pouvez vous contenter des méthodes traditionnelles, mais vous ne pourrez aller à l’encontre de vos intérêts et du courant de changement que suit la société. Les constructeurs, les marques et même les foyers suivent le mouvement du numérique. Voici quelques avantages de la numérisation.
Accéder plus facilement à vos documents depuis n’importe quel équipement
Avec la numérisation, vous n’avez plus rien à craindre pour l’envoi de vos courriels. En enregistrant vos documents en ligne grâce à la plateforme Dropbox par exemple, vous avez la possibilité d’y accéder à n’importe quel moment ou endroit. Plus de cas d’oubli d’une lettre à la maison. Vous pouvez accéder à votre espace de stockage sécurisé depuis n’importe quel support (smartphone, ordinateur, tablette, etc.) et retrouvez tous vos documents. Vous avez même la possibilité de traiter ces documents lorsque vous êtes hors connexion.
Partager facilement vos documents
Aujourd’hui, il vous suffit de téléverser une image sur les réseaux sociaux pour permettre à tous ceux qui en ont besoin d’y accéder. Elle est loin, l’époque où il fallait payer à chaque fois pour avoir la copie d’une photo. Le format numérique vous permettra de partager et d’éditer vos fichiers très facilement.
Protéger l’environnement et réaliser des économies
Une fois que vous mettez tous vos documents de travail en ligne, les imprimantes seront de moins en moins sollicitées. Plus de gaspillage de papier ou d’impression de documents inutiles. Plus d’encombrement de feuilles, de manque d’encre ou de bourrage intermittent de l’imprimante. Que ce soit à la maison ou encore en entreprise, vous réaliserez de grandes économies en énergie et en papier et en cartouche. Il ne faut pas oublier que les cartouches d’imprimante sont très chères sur le marché.
Renforcer la sécurité
Vous estimez être de la vieille école et possédez un classeur de luxe bien rangé, mais que se passerait-il si un incident devait lui arriver ou si les documents devaient être abimés ? La dématérialisation de vos documents importants vous permet d’avoir une version numérique à laquelle vous pouvez accéder n’importe quand et l’utiliser sur internet pour vos différentes tâches. Il est important de toujours disposer d’une sauvegarde dématérialisée de vos documents et autres médias. Il existe aujourd’hui des techniques innovantes et très efficaces pour numériser facilement tous vos documents. Aussi, vous avez la possibilité de protéger vos données numériques par un mot de passe. Vous pouvez même définir un délai de validité d’un document pour une meilleure sécurité.
Une meilleure organisation
Quel que soit le niveau d’organisation de vos fichiers, il y a peu de chance que vous puissiez rivaliser avec les solutions proposées pour l’organisation des données numériques. Il existe en effet de nombreuses fonctions disponibles pour vous permettre de rechercher un fichier parmi des milliers à partir de son nom. La reconnaissance optique de caractères permet même de rechercher un document numérisé à partir des mots qu’il contient. Grâce à ces diverses fonctions de traitement de fichier, vous évitez de nombreuses tâches fastidieuses.
Une entière disponibilité
Pour toute collaboration avec votre équipe ou pour la signature d’un document particulier, il n’est plus nécessaire de rassembler toutes les parties prenantes autour d’une table. En effet, avec un document en version numérique, vous avez la possibilité d’effectuer une signature électronique. Les documents peuvent être partagés à chaque membre de l’équipe et signés numériquement. Vous pourrez ensuite y accéder à n’importe quel moment et l’explorer. Désormais, vous pouvez vous focaliser sur le travail sans être interrompus par la logistique.
Une multitude de documents variés
La numérisation ne se limite pas qu’à de simples factures, reçus et autres. Durant le processus, la plupart des documents physiques sont numérisés et deviennent plus accessibles et plus gérables au quotidien. Ce peut être des photos, des vidéos, des dessins, des plans ou projets établi, des cartes de visite, des revues, des magazines ou tout autre document susceptibles d’être mis en péril.
Améliorer la satisfaction de la clientèle
Qu’il s’agisse d’une entreprise de petite ou grande envergure, la qualité de l’offre joue un grand rôle dans la réputation et la crédibilité. Cela concerne non seulement les produits ou services proposés aux clients, mais aussi les normes qui régissent l’administration. Votre entreprise doit véhiculer une image de marque dynamique qui transmet des valeurs positives telles que la confiance, le professionnalisme, l’engagement, la satisfaction, la qualité, etc. Rien de mieux que la numérisation de vos documents pour répondre à ces critères importants.
La numérisation se révèle donc être aujourd’hui un processus incontournable dans le développement de toute entreprise et des différentes tâches au quotidien. Elle permet d’améliorer la qualité du service d’une structure, de toucher un plus grand nombre de prospects et de fidéliser la clientèle.
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